僕がこの学会を引き受けたときに「やらない」と思ったことは，次の４つです。
１ 会費を取らない
２ 情報交換会の会費も，若手・学生からは取らない
３ ネクタイをしない（あくまで自由意志ですが）
４ 無駄なカネを使わない
学会を一人で切り盛りすることで，フリーな学会運営を可能にしたいと思いました。正確には，支部会の総会準備金を有効活用することで，可能な限り支出を抑えるというスタンスです。そこで「一人でできる学会運営」を解説いたします。
１ 用意するソフト
- エクセル
- アクロバット
- ファイルメーカー
- イラストレーター
- Evernote
- Dropbox
２ ネームカード，領収書，抄録の作成
- 会員情報の把握（名前，所属，E-mail，会員情報など）。エクセルで集めておく。
- ある程度，情報が熟成されてきたらエクセルファイルをファイルメーカーで開いて，以後の操作は全てファイルメーカーで行う。
- ネームカードはイラストレーターで原寸大にて作成し，テンプレートを作っておく。このテンプ上に「名前」，「所属」のデータを流し込む。同様に領収書のフォーマットも作っておいて，会員情報（学生，一般会員）の抽出で，異なった金額の領収書を自動生成させる（今回はフリーなので，このオプションは使用しない）。ファイルメーカーを出力センターとすることで，抄録集の作成も行う。抄録を集めておいて，会員に発表順の番号を割り振ることで，番号のソートで抄録が並ぶ。これをPDF化することでプログラムの中身が完成する。
- ファイルメーカーにぶちこむことで，強力なソート機能が利用可能。これをネームタグ，領収書，抄録集の作成に利用する。
３ プレゼンの準備
- 今回の支部総会は時間的にタイトなので，プレゼンファイルを予め集めておいた。MacBook AirにVMware Fusion 4をインストールし，Windows pptファイルにも対応するようにした。一つのマシンで全てのファイル確認を可能とした。
- 実際のプレゼンにはMac，ウインドウズの２台のマシンを使用。プレゼンファイルはDropboxで同期しておく。データインストールはデスクトップPCで行い，会場に持ち込む２台のマシンをDropboxで同期する。プレゼンファイルをDropboxで管理することでデータインストールの混乱を防ぐ。ファイルには発表順に番号を割り振ることで，時間ロスを防ぐ。
４ 学会HPの作成
- EvernoteでHP作成は可能。フォルダーを公開することでHPとして利用可能。
- プログラム・抄録などのデータはPDF化しておいて，オンライン上に置く。これにより印刷代・郵送代を省くことができる。
ざっとこんな感じです。学会運営はうまくいって当たり前の世界なので，個人で行うにはリスクを伴います。しかし，今回のキーワードは「フリー」なので，極力コストダウンに努めました。あとはプレゼンを如何にスムーズに乗り切るかですね。ということで小さな学会を運営をする方は，参考にして下さいませ。
